Adjoint(e) de direction à la Direction des affaires juridiques

  • Collège des médecins du Québec
  • 1134 Rue Sainte-Catherine O, Montréal, QC H3B 1H4, Canada
  • 04 May, 2021
Legal

Job Description

Qui sommes-nous? Depuis près de 175 ans, le Collège des médecins du Québec voit à la promotion d’une médecine de qualité qui vise à protéger le public tout en contribuant à l’amélioration de la santé des Québécois. Mission de la Direction La Direction des affaires juridiques (DAJ) du Collège des médecins du Québec (ci-après « Collège ») veille au respect des droits et des obligations du Collège et est responsable de la coordination des activités du contentieux. Elle assume un rôle-conseil auprès des différentes instances du Collège telles que les directions, les comités et les groupes de travail. Elle s’assure de la conformité de la gouvernance, des politiques et des processus du Collège avec le Code des professions, les règlements et les normes d’éthiques applicables aux ordres professionnels. Elle assure le développement et la mise à jour de l’ensemble des règlements régissant la profession. La DAJ gère également le secrétariat de différents comités, dont le conseil de discipline, le comité de révision et le comité d’inspection professionnelle. Elle est responsable de la gestion documentaire et des archives de l’ordre et traite les demandes d’accès aux documents de concert avec le responsable de l’accès. Sommaire de la fonction En appui à la directrice et à la directrice adjointe, l’adjointe ou l’adjoint de direction exécute des tâches et des responsabilités de nature juridique et administrative relevant de sa fonction. Elle ou il joue également un rôle d’encadrement et de coordination des différents projets sous la responsabilité des directrices. Principales responsabilités Agir comme ressource administrative auprès de la directrice et de la directrice adjointe : gestion de l’agenda, organisation et préparation des réunions, réservation de salle, réception des appels téléphoniques, planification des déplacements à l’extérieur et gestion des demandes de remboursement. Créer des tableaux de bord et des outils de suivi pour les projets sous la responsabilité de la Direction des affaires juridiques et en assurer la mise à jour. Produire des présentations PowerPoint. Assurer le suivi des réunions auxquelles participent les directrices et celui des projets sous la responsabilité de la Direction. Assister à des réunions, à la demande des directrices. Rédiger, réviser et effectuer la mise en page de divers documents (lettres, politiques, guides, processus, procédures). Collaborer à la rédaction et à la révision de politiques, de procédures et de guides. Assurer le processus de contrôle de qualité en vue de garantir la conformité des règles applicables aux procédures et suivis administratifs des dossiers. Au besoin, jouer un rôle d’intermédiaire entre le directeur et les employés de la DAJ et assurer la gestion des banques de congé : approuver les demandes de congés, les départs hâtifs et les vacances estivales et hivernales, et effectuer les suivis nécessaires. Rédiger des projets de réponse aux demandes provenant de la Direction générale. Rédiger des documents pour le Conseil d’administration et pour le comité de gouvernance (sommaires exécutifs, projets de résolution, etc.). Assurer la coordination et le suivi des différentes étapes menant à la préparation du budget de la direction. Coordonner la réalisation du rapport annuel de la Direction et la présentation du bilan et perspectives au Conseil d’administration. Effectuer le classement et la recherche de documents, procéder à l’archivage des documents conformément au calendrier de conservation et en respect de la politique de gestion documentaire; contribuer au maintien et à l’amélioration du nommage des fichiers informatiques. Planifier, organiser et assister aux réunions du comité de gouvernance et rédiger les comptes-rendus. Effectuer toute autre tâche nécessitée par ses fonctions. Profil recherché Scolarité et expérience Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente Minimum de sept années d’expérience de travail pertinente Aptitudes et qualités Grand sens de l’organisation et rigueur Professionnalisme et discrétion Capacité à établir des priorités et à mener plusieurs tâches de front Proactivité et autonomie Esprit d’équipe et collaboration Capacité de synthèse et d’analyse Connaissances spécifiques Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Microsoft 365 : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Teams) Connaissances juridiques ou intérêt pour ce domaine (atout) Conditions d'emploi Salaire concurrentiel Horaire flexible sur 4 jours ½ (33,75 heures par semaine) 10 congés personnels / année Prime d’assurances collectives payée par l’employeur Régime de retraite à cotisations déterminées Fermeture des bureaux 8 jours (congés payés) à la période des Fêtes Les personnes intéressées doivent transmettre leur candidature à l'attention de Mme Christine Legault, Conseillère en ressources humaines, avant le  jeudi 13 mai 2021 à 16 h. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne contacterons que les personnes dont le profil correspond le mieux aux exigences définies pour ce poste. Le Collège est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et à la création d’un milieu de travail inclusif, et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

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